Send a weekly smenso project status report via email with Gmail

Description

Workflow Description — Weekly smenso Project Status Report via Email

English

Title
Weekly smenso Project Status Report via Email

Short Description (for n8n template subtitle)
Automatically send a formatted weekly project status report from smenso to your inbox every Monday morning — no manual effort required.

Full Description

This workflow runs every Monday at 8:00 AM, fetches all active projects from your smenso workspace, and sends a clean HTML status report via email. Perfect for management reporting, weekly standups, or keeping stakeholders informed without any manual work.

How it works:
The Schedule Trigger fires every Monday at 8:00 AM
The smenso node fetches all active projects from your workspace using the Get Many operation
A Code node builds a formatted HTML table with project names, start dates, and end dates
The report is sent via email (Gmail, Outlook, or SMTP)

Use cases:
Automated weekly project overview for management or clients
Monday morning briefing for project leads
Keep stakeholders informed without logging into smenso
Build a paper trail of weekly project status

Setup requirements:
A smenso workspace with the Integration API add-on enabled
A smenso API token (generated in the smenso Admin Center at admin.smenso.cloud)
An email account configured in n8n (Gmail, Microsoft Outlook, or SMTP)

Customize:
Change the schedule (e.g. daily, every Friday) by editing the cron expression
Add additional project fields to the report (status, budget, responsible user)
Replace Gmail with Microsoft Outlook or any SMTP node

Deutsch

Titel
Wöchentlicher smenso Projektstatusbericht per E-Mail

Kurzbeschreibung
Verschicke jeden Montag automatisch einen formatierten Projektstatusbericht aus smenso per E-Mail — ohne manuellen Aufwand.

Ausführliche Beschreibung

Dieser Workflow läuft jeden Montag um 8:00 Uhr, ruft alle aktiven Projekte aus deinem smenso Workspace ab und versendet einen übersichtlichen HTML-Statusbericht per E-Mail. Ideal für Management-Reporting, wöchentliche Standups oder um Stakeholder ohne manuellen Aufwand auf dem Laufenden zu halten.

So funktioniert es:
Der Schedule Trigger startet jeden Montag um 8:00 Uhr
Der smenso Node ruft alle aktiven Projekte über die Get Many Operation ab
Ein Code Node erstellt eine formatierte HTML-Tabelle mit Projektnamen, Start- und Enddaten
Der Bericht wird per E-Mail versendet (Gmail, Outlook oder SMTP)

Anwendungsfälle:
Automatisierte wöchentliche Projektübersicht für Management oder Kunden
Montagmorgen-Briefing für Projektleiter
Stakeholder informieren ohne smenso zu öffnen
Wöchentliche Projektstatushistorie aufbauen

Voraussetzungen:
smenso Workspace mit aktiviertem Enterprise Add-on "smenso Integration API"
smenso API-Token (generiert im smenso Admin Center unter admin.smenso.cloud)
E-Mail-Konto in n8n konfiguriert (Gmail, Microsoft Outlook oder SMTP)

Anpassen:
Zeitplan ändern (z.B. täglich, jeden Freitag) über den Cron-Ausdruck
Weitere Projektfelder in den Bericht aufnehmen (Status, Budget, Verantwortlicher)
Gmail durch Microsoft Outlook oder einen SMTP-Node ersetzen